E-Rechnungspflicht 2026 in Deutschland – Was Unternehmer jetzt wissen müssen

Die E-Rechnung ist in Deutschland auf dem Weg zur Pflicht für fast alle B2B-Rechnungen. Wer heute noch PDF-Rechnungen an Firmenkunden verschickt, sollte die Umstellung möglichst bald angehen – zum einen wegen der gesetzlichen Übergangsfristen, zum anderen weil fast alle Online-Buchhaltungsprogramme die nötigen Formate heute schon beherrschen.

Was ist eine E-Rechnung überhaupt?

Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Rechnung als PDF. Sie ist eine strukturierte, maschinenlesbare Datei im XML-Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD), die alle Pflichtangaben nach § 14 UStG in definierter Form enthält. Nur so kann das System des Empfängers die Rechnung automatisch einlesen und weiterverarbeiten.

Es gibt zwei gebräuchliche Formate:

• XRechnung – reines XML, Standard für Bestellungen der öffentlichen Verwaltung
• ZUGFeRD / Factur-X – PDF mit eingebettetem XML-Datenanteil (hybride Rechnung)

Beide folgen dem europäischen Kernmodell EN 16931 und sind daher bundesweit und grenzübergreifend austauschbar.

Die Termine der E-Rechnungspflicht

Das Wachstumschancengesetz stuft die Pflicht in mehreren Stufen ein:

Hinweis: Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und bestimmte Ausnahmen (z. B. Barzahlungen im öffentlichen Personennahverkehr) bleiben erlaubt. Der Empfang von E-Rechnungen ist dagegen bereits jetzt verpflichtend – Sie können eine E-Rechnung also nicht mehr ablehnen.

Wen betrifft die Pflicht?

• B2B-Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen: ja, mit den oben genannten Fristen
• B2C-Rechnungen an Endverbraucher: nein
• Grenzüberschreitende Rechnungen: noch nicht, EU-weite Regelung folgt (ViDA)

Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind beim Empfang betroffen. Beim Versand lohnt sich die Umstellung trotzdem früh: Viele Empfangssysteme verlangen ab 2027 ohnehin strukturierte Rechnungen.

Voraussetzungen: Was Ihre Software können muss

Damit Sie E-Rechnungen erstellen können, braucht die Buchhaltungs- oder Faktura-Software:

1. Erzeugung im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format (mindestens Comfort-Profil)
2. Pflichtangaben vollständig: Steuer-IDs (Ihre und die des Kunden), Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Steuersätze
3. Versand per E-Mail oder Portal, empfangsseitig ggf. Validierung

Fast alle großen Anbieter haben das inzwischen umgesetzt. Ein kurzer Auszug aus unserem Vergleich:

Tipp: Auf der Detailseite jedes Anbieters finden Sie unter „Funktionen" das Merkmal „E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD)" – so erkennen Sie auf einen Blick, wer E-Rechnungen erzeugen kann. Alternativ filtern Sie den Anbieter-Vergleich direkt nach dieser Funktion.

So stellen Sie in 5 Schritten um

1. Ist-Zustand prüfen: Können Ihr Rechnungsprogramm und Ihr Empfängersystem bereits E-Rechnungen verarbeiten?
2. Anbieter wählen oder upgraden: Falls nicht – jetzt eine Software mit XRechnung/ZUGFeRD wählen (siehe Vergleich oben).
3. Stammdaten pflegen: USt-IdNr., Lieferanschrift und Kontaktdaten der Kunden vervollständigen – ohne diese Angaben ist die E-Rechnung ungültig.
4. Testrechnungen senden: Erstellen Sie Musterrechnungen und lassen Sie sie vom Empfänger validieren (z. B. über das KoSIT-Validierungstool).
5. Prozesse anpassen: Rechnungsstellung, Belegarchivierung und Drittlandsfälle mit dem Steuerberater klären.

Häufige Fragen

Muss ich für eine E-Rechnung dem Kunden zustimmen?

Während der Übergangsphase (bis Ende 2026 bzw. je nach Unternehmensgröße bis Ende 2027) reicht alternativ die klassische Rechnung, sofern der Geschäftspartner einverstanden ist. Ab der jeweiligen Pflichtstufe entscheidet der Empfänger nicht mehr – die E-Rechnung ist dann vorgeschrieben.

Funktioniert das auch für Kleinunternehmer?

Ja. Kleinunternehmer können E-Rechnungen erstellen und müssen sie empfangen können. Beachten Sie, dass seit 2025 die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) mit höheren Grenzen (25.000 € / 100.000 €) gilt – Details dazu in unserem Artikel zur Kleinunternehmerregelung.

Brauche ich eine elektronische Signatur?

Nein. Für E-Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format ist keine Signatur erforderlich. Die Authentizität, unveränderte Inhalte und Lesbarkeit können über einfache interne Kontrollverfahren sichergestellt werden.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht kommt gestuft, aber sie kommt sicher. Da der Empfang bereits Pflicht ist, ist jetzt der beste Zeitpunkt, die eigene Software auf E-Rechnungs-Fähigkeit zu prüfen. Im Anbieter-Vergleich können Sie gezielt nach der Funktion „E-Rechnung" filtern und direkt sehen, welche Programme das Format out-of-the-box beherrschen.

Stand: September 2026 – alle Angaben ohne Gewähr, keine Steuerberatung.