Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG wurde zum 1. Januar 2025 reformiert: Höhere Grenzen, Über-/Unterschreitungsregeln und eine neue „Überwachungsgrenze". Für die Praxis heißt das: Die Buchhaltung kann noch schlanker werden – aber die Grenzen müssen im Blick bleiben.
Die neuen Grenzen
- Vorjahresgrenze: 25.000 € Umsatz (statt 22.000 €)
- Überschreitungs-/Unterschreitungsgrenze: 100.000 € im laufenden und im Vorjahr (statt 50.000 €)
- Überwachungsgrenze: 200.000 € im Vorjahr – darüber kann die Regelung nur noch ausnahmsweise in Anspruch genommen werden
Bleiben Sie unter der Vorjahresgrenze, weisen Sie auf Rechnungen keine Umsatzsteuer aus und finden Sie auch keine vorsteuerabziehbare an. Sobald die 100.000 € im laufenden Jahr erreicht werden, gelten Sie ab dem Zeitpunkt der Überschreitung als umsatzsteuerpflichtig – das Programm sollte das also mitdenken.
Was Kleinunternehmer buchen müssen
Rechtlich ist für die Gewinnermittlung meist die EÜR ausreichend. Verpflichtende Buchhaltung besteht trotzdem:
- Rechnungen mit Pflichtangaben – inklusive der Kleinunternehmer-Klausel „Kein Ausweis von Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG"
- Eingangsrechnungen aufbewahren (10 Jahre)
- Einnahmen/Ausgaben aufzeichnen – das geht weiterhin in vereinfachter Form
- Einkommensteuererklärung mit EÜR-Anlage jährlich
Keine Umsatzsteuervoranmeldung – sofern die Grenze nicht überschritten wird. Genau deshalb ist eine Software mit echtem Kleinunternehmer-Modus Gold wert: Sie blockiert versehentliche USt-Ausweise und warnt bei Annäherung an die Grenze.
Die besten Tools für Kleinunternehmer
| Anbieter | Einstiegspreis | Kleinunternehmer-Modus | Besonderheit |
|---|---|---|---|
| Accountable | 0 € (Basis) | ✅ inkl. Grenzüberwachung | USt-Wechsel live berechnet |
| Kontist | 0 € (Basis) | ✅ | Konto inklusive |
| Lexware Office | ab 13,90 € | ✅ eigenes Konzept | Wächst mit in USt-Pflicht |
| Papierkram | ab 12,50 € | ✅ | Sehr schlanke Bedienung |
| Norman | ab 9 € | ✅ | Günstigste Vollversion |
Alle Einstiegspreise beziehen sich auf die kleinste Stufe; Details in unserem Anbieter-Vergleich.
Grenzüberschreitung: Was dann passiert
Überschreiten Sie die 100.000 € im Jahr, werden Sie sofort umsatzsteuerpflichtig:
- Ab dem Überschreitungstag Rechnungen mit USt schreiben
- Für bereits gestellte Rechnungen des Jahres ggf. USt nachträglich ausweisen und korrigieren (§ 19 Abs. 4 UStG)
- Ab dem Folgemonat laufende Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben
- Vorsteuerabzug für Eingangsrechnungen wird wieder möglich – gutes Argument, alle Belege sauber zu erfassen
Software mit Grenzwarnung (z. B. Accountable, Lexware Office) erinnert rechtzeitig, bevor es passiert. Ohne Warnung übersehen viele Kleinunternehmer die Marke.
Übergangsregeln beachten
Die Reform ist gestuft: Bestandsschütze gelten teilweise für bereits bestehende Kleinunternehmer mit anderen Übergangsfristen (2025–2029). Details hängen von Ihrem individuellen Fall ab – im Zweifel mit dem Steuerberater prüfen.
Fazit
Kleinunternehmer brauchen keine Bilanzsoftware, sondern ein schlankes Programm mit § 19-Modus und Grenzüberwachung. Accountable und Kontist decken den Fall kostenlos ab; mit Wachstumssicht lohnt Lexware Office. Filtern Sie im Anbieter-Vergleich nach Zielgruppe „Kleinunternehmer" oder lassen Sie den Anbieter-Finder passend wählen.
Stand: September 2026 – Grenzen gemäß Jahressteuergesetz 2024; keine Steuerberatung.
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